Sempre più frequentemente, le aziende vanno incontro alla necessità di riduzione dei costi, sia fissi che variabili. Si tratta di una criticità che può riguardare indistintamente tutti i tipi di impresa, dalle piccole alle grandi. Le più colpite, tuttavia, sono le PMI. L’argomento è delicato e molto diffuso: basti pensare che parliamo di circa 211mila aziende che contribuiscono al 41% dell’intero fatturato dell’Italia, oltre che del 33% dell’insieme degli occupati nel privato.

In ogni impresa, sia grande, media o piccola, i costi incidono in maniera diretta sul profitto: quest’ultimo deriva dalla sottrazione tra fatturato (guadagno) e costi sostenuti dalle aziende. In questo senso, dunque, la necessità di ridurre le spese può emergere per diversi motivi: può essere una risposta immediata a un momento di forte crisi aziendale, ma anche una strategia per aumentare i profitti.

Bisogna tenere presente, però, che ridurre i costi non è necessariamente sinonimo di “taglio”. Ogni costo è destinato a una potenziale risorsa, quindi “tagliare” una spesa equivale a una rinuncia ad alcune risorse, che possono essere di diverso tipo. Per questo motivo, in casi del genere è opportuno agire con la massima cautela e accortezza, in modo da tutelare la propria impresa, i propri dipendenti e la propria reputazione aziendale.

Non è affatto raro, come vedremo, andare incontro a pesanti difficoltà nel decidere quali sono i costi da ridurre. Innanzitutto, occorre sottolineare che esistono diverse aree che possono essere soggette alla riduzione dei costi e – di conseguenza – svariate risorse e processi aziendali possono andare incontro a un decremento di azione, a un depotenziamento o addirittura a un azzeramento.

Tipiche modalità per ridurre i costi: dai dipendenti al marketing

Una delle modalità tipicamente attuate è quella di agire direttamente sui dipendenti, visto che le spese per il costo del personale in Italia sono ingenti. Le azioni intraprese possono corrispondere a un licenziamento oppure alla cassa integrazione. Il ritorno immediato in termini puramente finanziari a breve termine è possibile (anche se c’è da sostenere la spesa del Tfr, che può essere anche molto elevata), ma bisogna sottolineare gli svantaggi che possono determinarsi a medio e lungo termine.

Sacrificare un dipendente che normalmente apporta un contributo ma deve rispondere direttamente della crisi aziendale non è esattamente un comportamento lodevole dal punto di vista etico e professionale, ma soprattutto non corrisponde a un’adeguata strategia manageriale, in quanto l’azienda può perdere in termini di efficacia e reputazione, aumentando malcontento e timore fra gli altri dipendenti, creando dunque ambiente e condizioni di lavoro per niente ottimali.

Altre aree nelle quali si può agire dipendono direttamente dal tipo di impresa in questione. Se l’azienda produce beni tangibili e materiali, si può pensare di utilizzare materie prime più economiche, ma questo comporta un downgrade dal punto di vista della qualità del prodotto.

Un’ulteriore soluzione spesso individuata è quella di tagliare il budget per attività come marketing e comunicazione. Questo tipo di comportamento trova spiegazione nel fatto che gli imprenditori sono consapevoli dell’importanza di queste strategie in termini di visibilità (e si tratta di investimenti inizialmente avallati, d’altronde), ma non è sotto i loro occhi il ritorno immediato in fatto economico di tali attività. Tuttavia, bisogna specificare che un’impresa ben organizzata è in grado di calcolare o stimare i profitti generati grazie alle attività di comunicazione, che – se organizzate e attuate in maniera efficace – ricoprono un ruolo chiave per il profitto aziendale.

Dopo aver elencato alcune soluzioni tipicamente adottate dagli imprenditori per ridurre i costi aziendali, presentandone anche gli svantaggi, si può adesso passare al modo in cui questi problemi possono essere superati e tramite quali modalità, presentando un altro approccio e fornendo alcuni esempi in merito.

Il piano di gestione dei costi

Il primo passo da compiere consiste in un cambio di prospettiva ad ampio raggio: l’opzione ideale, infatti, non corrisponde al taglio indiscriminato e “cieco” dei costi (cost cutting), ma ad attente riflessioni sugli ambiti nei quali le spese vengono dirottate, con l’individuazione di punti di forza e punti deboli (cost management). In questo senso, è indispensabile non agire in maniera impulsiva, bensì adottare un piano di gestione e riduzione dei costi aziendali, sviscerando e analizzando con attenzione tutte le branche e le specificità della propria impresa, insieme alle spese che vengono abitualmente sostenute.

Il lavoro di pianificazione è complesso, ma – rispetto all’approccio precedente – le prospettive saranno più vantaggiose a lungo termine. Innanzitutto, serve un preciso calcolo di tutte le spese sostenute con le varie tipologie: fissi, variabili, di gestione. Già dopo questo passo, sarà possibile individuare le aree in cui si spende più del necessario, oppure inutilmente. Ovviamente, però, non si tratta di un’azione semplice e a questo proposito esistono dei professionisti che affiancano le aziende e i datori di lavoro proprio in questo tipo di operazioni, con studi finalizzati a verificare i margini di miglioramento e a far sì che tutti i processi aziendali mantengano la loro efficienza. Fra queste, Profitalia è esperta nelle strategie che consentono di gestire al meglio i costi, tramite un servizio di affiancamento costante alle aziende volto a garantirne tanto il successo quanto la crescita sostenibile.

Il potenziale delle PMI italiane, d’altronde, esiste ma è per larga parte inespresso. Secondo il report “A microscope on small business” (maggio 2024) realizzato da un pool di esperti del McKinsey Global Institute, è emerso che se si portasse la produttività delle Pmi italiane allo stesso livello di quelle dei “campioni” di produttività degli altri Paesi, si otterrebbe un incremento del Pil del +6,4%. Si tratta, dunque, di trovare la strategia giusta per ottimizzare le proprie risorse.

Conclusioni

Spesso si identifica in maniera affrettata la necessità di riduzione dei costi aziendali con i tagli drastici al personale o ad alcuni processi chiave, perdendo così in termini di risorse e di efficacia. Questo può avere un ritorno economico nell’immediato, ma a medio e lungo termine – se non c’è uno studio approfondito alla base – le conseguenze negative possono essere devastanti in termini di efficienza aziendale e condizioni di lavoro.

La strada migliore è quella di ottimizzare i costi, con un piano di gestione efficace degli stessi, in modo da avere prospettive più vantaggiose a lungo termine. Così facendo, sarà possibile individuare alcune aree in cui si verificano palesi sprechi in termini economici, riducendo i costi in quel settore oppure decidendo di reindirizzare il budget verso aspetti aziendali ritenuti più strategici, implementando un piano per attuare processi migliorativi tanto per l’azienda, quanto per i dipendenti.